GoldenBelt cuenta con un Dashboard de información por puesto/colaborador que ni bien accede a la solución, de manera rápida y directa le brinda información sobre sus procesos, documentos, políticas, interrelaciones con otras posiciones, perfil, riesgos, indicadores, oportunidades de mejora en las que participa y notificaciones según su posición en la empresa y el rol en el modelo de gobierno de la gestión por procesos o pendientes derivados de alguna Auditoria o Plan de Acción.

El Dashboard inicial contiene toda la información que el colaborador, en función a su posición, debe conocer y/o mantener en función a su rol en un solo ambiente y con visión de 360 grados sobre el resto de la organización, asimismo, cualquier actualización sobre su entorno de la que deba estar enterado es notificado automáticamente por GoldenBelt.

El sistema cuenta con un módulo para el mapeo y diagramación de procesos y procedimientos con la facilidad de incluir atributos, incluso a nivel de actividades, como tiempo y frecuencia, más allá de las diversas propiedades propias de los procesos. La información gráfica de los procesos contiene un conjunto de atributos que pueden ser explotados, brindando información cruzada para el análisis y toma de decisiones de manera muy rápida. La solución cuenta con un módulo para el ingreso de las metas, objetivos y registro de los indicadores en el tiempo, de manera que permita evaluar el desempeño de los procesos y las posiciones responsables.

El sistema permite la creación de las Unidades Organizacionales y Posiciones de la empresa y sus relaciones, los perfiles de puestos (y su valoración) y todos los atributos e información sobre las mismas que se desee gestionar. Cada posición “hereda” de manera natural la información propia de los procesos y entidades donde participa a fin de enriquecer la información de consulta y gestión de cada puesto. En caso de ser necesario, GoldenBelt se integra con Sistemas de Gestión Organizacional para evitar la duplicidad de registro y reproceso de información.

Goldenbelt permite el almacenamiento digital de cualquier documento de la Organización, bajo una estructura adecuada de “carpetas”; estableciendo niveles de seguridad para el acceso de cada documento. Los documentos pueden ser referenciados a otras entidades en las que son utilizados, teniendo un solo repositorio centralizado y organizado que se relaciona con aquellos elementos de la Gestión por Procesos que corresponda. El sistema permite mantener un control de cambios sobre los documentos y un histórico de los mismos, manejando una versión no editable y una editable del mismo documento para futuras versiones y de acuerdo a perfiles de seguridad.

El módulo de políticas cuenta con una funcionalidad similar al del módulo de Gestión Documental con la diferencia que además de organizar de igual manera las políticas de la Organización y referenciarlas donde corresponda, en el sistema se pueden crear las políticas bajo determinada estructura y asociarlas a las Entidades disponibles en el Sistema, permitiendo almacenar la información de estas en la Base de Datos para facilitar procesos de búsqueda y explotación.

El módulo de riesgos permite crear grupos de riesgos y matrices con atributos específicos de manera personalizada según las características de los riesgos a ser gestionados y asociarlos a los procesos y/o actividades cuando corresponda, así como los controles respectivos por cada riesgo.

El incorporar la administración de la Gestión Integral de Riesgos con los procesos, permite que los responsables de los controles y ejecutores de las actividades y procesos estén al tanto y en línea de los mismos, haciéndose responsables de acuerdo a su rol.

La Gestión de Auditoría en Goldenbelt, permite crear planes de auditoría con asignación de responsables (auditores y auditados) y fechas, registrar los resultados con evidencia y papeles de trabajo y registrar y hacer seguimiento a los planes de acción asociados a las posiciones responsable. La integración permite asociar los resultados a las otras entidades (posiciones, procesos) de manera tal que el seguimiento, administración del proceso de auditoria y sus resultados es en tiempo real con el negocio.

Este módulo permitirá a cualquier colaborador de la empresa iniciar un circuito de mejora continua. Podrá ingresar una oportunidad de mejora asociada a cualquier aspecto de la empresa (procesos, documentos, riesgos, controles, entre otros), describir y sustentar a través de evidencia la misma y establecer a quiénes desea involucrar en un foro de discusión digital a través de Goldenbelt a fin de establecer la viabilidad y posterior implementación o no de la mejora.

La mejora aparecerá en las bandejas de los involucrados y además será notificados en sus buzones de correo electrónico a fin de que participen activamente en la discusión.